Е.И. МЕЛЬНИЧУК,
консультант аудиторской
фирмы “Результат-Фарм”

Для работы с наличными деньгами аптека должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Ответственность за сохранность находящихся в кассе ценностей несет кассир. Принимая кассира на работу, руководитель аптеки должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности можно заключать только с работниками, достигшими 18-летнего возраста.

Если с кассиром заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме.

Типовой бланк договора приведен в постановлении Минтруда России от 31.12.02 № 85.

Договор составляют в двух экземплярах: один экземпляр остается у кассира, второй передают в кадровую службу или бухгалтерию. После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве аптеки в течение пяти лет.

В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы, например почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты. Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 “Касса” откройте отдельный субсчет 50-3 “Денежные документы”.

Наличная иностранная валюта может поступать в кассу только с валютного счета и только для оплаты командировочных расходов работнику, уезжающему в загранкомандировку. Для обособленного учета каждой наличной иностранной валюты к счету 50 нужно открыть отдельные субсчета.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.

Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий вашу аптеку. При необходимости лимит может быть пересмотрен. Сверх лимита можно хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности – не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке).

Если оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, вашу аптеку оштрафуют. Размер штрафа – от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение руководителя аптеки могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Если вы не согласовали с банком сумму лимита остатка кассы, он считается равным нулю. В этом случае вы будете обязаны сдавать в банк все наличные деньги.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, следует представить в банк специальный расчет (форма № 0408020). Бланк расчета можно получить в обслуживающем банке.

Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком. Банк может разрешить расходовать поступившие деньги лишь на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, командировочные расходы, хозяйственные нужды.

Обратите внимание: никакой ответственности за нарушение этого требования законодательство не предусматривает. Поэтому, если в вашей кассе скопилась “сверхлимитная наличность”, а деньги не сданы в банк, выдайте их под отчет своим работникам.

Поступление и выдачу наличных денег оформляют на бланках, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

При поступлении наличных денег в кассу составляют приходный кассовый ордер (форма № КО-1). Если деньги выдают из кассы, то оформляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в специальном журнале (форма № КО-3). Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, отражают в кассовой книге (форма № КО-4).

Если у аптеки несколько касс, то сумму наличных денег, выданную кассирам или раздатчикам, фиксируют в специальной книге (форма № КО-5).

Приходный ордер состоит из двух частей: приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер. Отрывную квитанцию заверяют печатью и передают человеку, сдавшему деньги в кассу.

Графу “Кредит” (столбец “Код структурного подразделения”) заполняют обособленные подразделения предприятия. В этой графе указывают код, присвоенный подразделению головного предприятия.

Графу “Код целевого назначения” заполняют, если в кассу поступили средства целевого финансирования и у фирмы есть собственные кодировки.

В строке “Основание” указывают содержание операции, в результате которой деньги поступили в кассу (например: “выручка от продаж”, “заем” и т. д.).

По строке “В том числе” указывают сумму НДС, уплаченную покупателем (заказчиком) в составе наличной выручки. Если проданная продукция НДС не облагается, то в этой строке пишут: “Без налога (НДС)”.

По строке “Приложение” указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу (например: “по договору от 10.08.04 № 23/4”, “по счету-фактуре от 29.09.04 № 345”).

Если вы не оприходуете (или не полностью оприходуете) наличные деньги в кассу, вашу аптеку оштрафуют.

Размер штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение руководителя аптеки могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Обратите внимание: если вы продаете товары (оказываете услуги) с применением контрольно-кассовой машины (ККМ), ордер на оприходование наличной выручки, полученной от населения, разрешается оформлять в конце рабочего дня на основании кассовых чеков.

Поступившие в кассу деньги отразите проводкой:

Д 50 К 51 (52) – поступили в кассу наличные деньги с расчетного (валютного) счета;

Д 50 К 62 (76) – поступили наличные деньги от покупателей (заказчиков);

Д 50 К 66 (67) – поступили наличные деньги, полученные по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

Д 50 К 71 – возвращены в кассу неиспользованные деньги, ранее выданные под отчет;

Д 50 К 98-2 – оприходованы наличные деньги, полученные безвозмездно.

Срок хранения приходного кассового ордера в архиве аптеки – пять лет.

Расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы. Выдавая наличные деньги, помните, что расчеты наличными деньгами между организациями ограничены – не более 60 000 руб. по одной сделке.

Если вы нарушите установленный лимит, то вас могут оштрафовать.

Размер штрафа – от 40 000 до 50 000 руб. Штраф налагается только на аптеку, которая расплатилась наличными (т. е. на покупателя).

За это же нарушение руководителя аптеки могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Сумма наличных расчетов с индивидуальными предпринимателями ограничений не имеет.

Графу “Дебет” (столбец “Код структурного подразделения”) заполняют обособленные подразделения предприятия.

Графу “Код целевого назначения”, как правило, заполняют, если у аптеки есть самостоятельно разработанные кодировки.

В строке “Основание” указывают содержание операции, в результате которой деньги были выданы из кассы (например: “под отчет”, “в оплату товаров” и т. д.).

В строке “Приложение” указывают дату и номер документа, на основании которого деньги были выданы из кассы (например: “по договору от 10.08.04 № 34/8”, “по счету-фактуре от 29.10.04 № 150”, “по служебной записке от 15.10.04”).

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель аптеки. Однако если на прилагающихся к нему документах (например, на заявлении о выплате материальной помощи) стоит подпись руководителя, то расходный ордер он может уже не подписывать.

На основании расходного кассового ордера бухгалтер делает соответствующие проводки:

Д 51 К 50 – внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет;

Д 71 К 50 – выданы из кассы наличные деньги под отчет;

Д 60 (76) К 50 – погашена наличными деньгами задолженность перед поставщиком (подрядчиком);

Д 66 (67) К 50 – выданы наличные деньги по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

Д 70 К 50 – выплачена из кассы заработная плата работникам;

Д 75 К 50 – выплачены из кассы дивиденды акционерам (участникам), которые не являются работниками фирмы;

Д 76-4 К 50 – выплачены из кассы депонированные суммы.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и хранят в архиве в течение пяти лет.

В кассовой книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью аптеки.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией отреза.

В графе 1 “Номер документа” указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В графе “Номер корреспондирующего счета, субсчета” указывают номер того счета, по которому отражены поступление или выдача денег. Например, если в кассу поступила оплата от покупателя, здесь записывают “62”, если деньги в качестве возврата краткосрочного займа – “66” и т. д.

В графе “Приход, руб. коп.” отражают сумму денег, полученную в кассу по одному ПКО.

В графе “Расход, руб. коп.” отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.

Графу “Остаток на конец дня” заполняют так:

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, отрезают.

Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т. д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Бухгалтеры некоторых аптек, нарушая установленный порядок, отражают операции в кассовой книге не за каждый день, а суммарно за какой-либо период времени, например указывая на листе кассовой книги: “Касса за 1–10 марта 2004 г.”. Однако в этом случае очень сложно определить, соблюдается ли установленный банком лимит остатка кассы.

Пример

Лимит остатка кассы для аптеки – 1000 руб. Остаток наличных денег в кассе на 1 марта 2004 г. составил 200 руб. За период с 1 по 10 марта 2004 г. по кассе были следующие операции:
– 1 марта – поступила наличная выручка – 3000 руб.;
– 5 марта – получены наличные деньги из банка на хозрасходы – 2000 руб.;
– 10 марта – выданы наличные под отчет – 4800 руб.

Остаток денег в кассе на 10 марта – 400 руб.

Заполнив кассовую книгу сразу за период с 1 по 10 марта, бухгалтер считает, что не допускает ошибки. Однако если бы он заполнял книгу за каждый день, в котором осуществлялись операции, то выявил бы, что остаток составил:
– на 1 марта – 3200 руб. (превышение лимита – 2200 руб.);
– на 5 марта – 5200 руб. (превышение лимита – 4200 руб.).

Если это выявят во время проверки, штрафа не избежать.

Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве аптеки в течение пяти лет.

Принимать наличные деньги от населения за проданные товары (работы, услуги) аптеки должны с применением контрольно-кассовых машин.

Если аптека, обязанная применять ККМ при расчетах с населением, ее не использует, то она может быть оштрафована.

Размер штрафа – от 30 000 до 40 000 руб.

За это же нарушение руководителя аптеки могут оштрафовать на сумму от 3000 до 4000 руб. (ст. 14.5 КоАП РФ).

ККМ нужно поставить на учет в центре технического обслуживания (ЦТО) и зарегистрировать в налоговой инспекции.

Для регистрации ККМ в налоговую инспекцию необходимо представить заявление (бланк заявления вы можете получить в вашей налоговой инспекции), паспорт ККМ и договор на обслуживание ККМ, заключенный с ЦТО.

Не позднее пяти дней после получения этих документов налоговая инспекция должна выдать вам карточку регистрации ККМ.

ККМ учитывают в составе основных средств.

Можно использовать только те модели ККМ, которые внесены в Государственный реестр.

Кассовый аппарат может быть продан или безвозмездно передан другой организации. В этом случае его нужно снять с учета в налоговой инспекции. Для этого необходимо представить следующие документы:
– заявление о снятии кассового аппарата с учета, составленное в произвольной форме;
– карточку регистрации ККМ;
– журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Выбытие ККМ оформляют актом на списание основных средств (форма № ОС-4).

Документы, которые нужно оформлять при работе с ККМ

Формы документов, которые нужно составлять при работе с ККМ, установлены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

При вводе ККМ в эксплуатацию оформляют акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1).

На каждый кассовый аппарат открывают журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), в котором ежедневно фиксируют операции по приходу и расходу денег.

В конце рабочего дня кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6), в которой он регистрирует показания денежных счетчиков ККМ за день. Если аптека использует несколько ККМ, то дополнительно составляют сводный отчет – сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручки аптеки (форма № КМ-7).

Если покупатель отказался от приобретенного товара и аптека вернула ему деньги, составляют акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).

Если кассовый аппарат передают в ремонт, то оформляют акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в аптеку (форма № КМ-2).

В кассе нужно регулярно проводить инвентаризацию наличных денег. Порядок и сроки ее проведения определяет руководитель. Однако есть случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, а именно:
– перед составлением годового отчета;
– при смене кассира;
– если были выявлены факты хищения наличных денег;
– если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации аптеки, работников бухгалтерии и др.

По результатам ревизии составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).

На основании акта бухгалтер должен сделать соответствующие проводки:

Д 50 К 91-1 – оприходован излишек наличных денег в кассе

или

Д 94 К 50 – отражена недостача наличных денег в кассе;

Д 73 К 94 – сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.