Порчу, бой и лом товаров оформляют Актом о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-15), в котором указывают наименование, цену, количество и стоимость товаров, причину и виновников потерь, возможности дальнейшего использования товаров, кроме лекарственных средств (продажа по сниженным ценам, сдача в утиль или переработку), или уничтожении. Акт составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации аптеки, материально ответственного лица или при необходимости представителя санитарного надзора. Акт о порче, бое, ломе товаров передается в бухгалтерию, где проверяется правильность его составления, после чего акт идет на утверждение руководителю аптеки, который решает, за чей счет списать потери товаров.
Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в структурном подразделении, третий – у материально ответственного лица. Аптеки фактически составляют 2 экземпляра акта.
Сдачу товаров в утиль, переработку оформляют товарно-транспортной накладной. Уничтожают испорченные товары в присутствии комиссии, составившей акт, во избежание повторного представления товаров для актирования и списания.
Лица, несущие материальную ответственность за сохранность товаров, возмещают сверхнормативные потери от боя стеклянной тары с минеральной водой по розничным ценам, а от боя порожней тары – по средним залоговым ценам.
В соответствии с п. 5 ст. 5 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 “О защите прав потребителей” продажа товара по истечении установленного срока годности, а также товара, на который должен быть установлен срок годности, но он не установлен, запрещается.
Товары с истекшим сроком реализации подлежат списанию на основании приказа руководителя аптеки с указанием причины списания. При оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации, применяется Акт о списании товаров (форма № ТОРГ-16).
Акт составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем аптеки.
В случае необходимости акт составляется с участием представителя Госсанэпиднадзора или МВД (на наркотические ЛС).
Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в структурном подразделении, третий – у материально ответственного лица.
Расходы, связанные со списанием товаров в связи с истекшим сроком их реализации, могут быть отнесены к прочим операционным расходам, поскольку состав указанных расходов не является закрытым (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № ЗЗн).
Указанные расходы подлежат зачислению на счет 91 “Прочие доходы и расходы” в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности пп. 15, 18 ПБУ 10/99).
Таким образом, бухгалтерией аптеки на основании акта о списании товаров, утвержденного руководителем, производятся следующие записи:

– Д 41 К 42 – сторнируется (проводка красным) ранее начисленная торговая наценка по товарам с истекшим сроком реализации;

– Д 91/2 “Прочие расходы” К 41 – списывается покупная стоимость товаров с истекшим сроком реализации;

– Д 91/9 “Сальдо прочих доходов и расходов” К 91/2 “Прочие расходы” – в конце месяца определяется сальдо прочих доходов и расходов, соответствующее убытку от списания товаров с истекшим сроком реализации (при отсутствии прочих доходов);

– Д 99 “Прибыли и убытки” К 91/9 – сальдо прочих доходов и расходов за отчетный месяц списывается на убытки.